Privacyverklaring

01Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor alles in deze verklaring is Leitex Autotaxatie & Expertise B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97001813.

Voor vragen over privacy of een verzoek over uw gegevens kunt u mailen of schrijven naar dit adres.

02Welke gegevens wij verwerken

• ContactgegevensNaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel bedrijfsnaam, uit een formulier, een opdracht of een gesprek per telefoon, WhatsApp of e-mail.
• VoertuiggegevensKenteken, chassisnummer, merk, type, kilometerstand, schadehistorie en foto's van het voertuig.
• DossierstukkenSchadeformulier, rapport van de eerste expert, polis, correspondentie met de verzekeraar, aankoopstukken, facturen en de akte privatieve last als u die tekent.
• IdentificatieKopie van het kentekenbewijs en soms van het rijbewijs of paspoort, zie punt 10.
• BetaalgegevensFactuur, betaalverzoek, betaalstatus en het rekeningnummer waarop wij een vergoeding terugbetalen.
• BerichtenE-mails, WhatsApp-berichten en chatgesprekken met onze assistent LEX.
• Technische gegevensIP-adres, browser en tijdstip in serverlogboeken, en met uw toestemming bezoekstatistieken van de website.

03Gegevens van anderen in uw dossier

Een dossier bevat vaak ook gegevens van anderen dan de opdrachtgever. Denk aan de tegenpartij en de bestuurder van het andere voertuig, getuigen, de verkoper van de auto en de eerste expert. Die gegevens staan in schadeformulieren, rapporten en correspondentie.

Wij gebruiken ze alleen om de zaak te beoordelen en de vordering te onderbouwen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang en dat van onze opdrachtgever om een schade juist vast te stellen en te verhalen. Wie zo in een dossier staat, heeft dezelfde rechten als in punt 13.

04Doelen en grondslagen

Voor elke verwerking hebben wij een grondslag uit de AVG. Zo ziet dat eruit:

05Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor uw opdracht, als de wet het vraagt of als u toestemming geeft. Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst of gelden hun verwerkersvoorwaarden.

Wilt u weten welke partijen het precies zijn? Vraag het ons via info@leitex.nl, dan noemen wij ze bij naam.

Wij verkopen uw gegevens niet, aan niemand.

06Kunstmatige intelligentie

07Gegevens buiten de EU

Onze server en mail staan in Nederland. Een paar diensten verwerken gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte: de AI-dienst, Google (statistieken, advertenties en spambeveiliging), Meta (WhatsApp) en onze interne berichtendienst. Hierboven staan ze gemarkeerd met Buiten de EU.

Voor die doorgifte gelden passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework. Bij de AI-dienst zijn de EU-standaardcontractbepalingen onderdeel van de verwerkersovereenkomst.

08Website, cookies en chat

Bij uw eerste bezoek vraagt Cookiebot (van Usercentrics) welke cookies u toestaat. Statistiek- en marketingcookies plaatsen wij alleen met uw toestemming. Zolang u geen keuze maakt, krijgt Google alleen anonieme signalen zonder cookies.

Mijn cookie-instellingen wijzigen

• Hoe u ons vondKomt u via een advertentie of een campagnelink, dan onthoudt uw browser die herkomst 90 dagen en sturen wij hem mee met een formulier. Zo weten wij welke campagne tot een aanvraag leidt.
• Chat met LEXUw browser bewaart een sessienummer zodat het gesprek doorloopt. Uw berichten gaan naar onze server en de AI-dienst uit punt 06. Deel in de chat geen gegevens die niet nodig zijn voor uw vraag.
• Formulieren en klikkenFormulieren komen rechtstreeks binnen op onze eigen server. Klikt u op bellen, WhatsApp of e-mail, dan telt onze eigen server die klik, zonder dat er iets naar derden gaat.

09Ondertekening, statuspagina en logboek

• Digitaal tekenenU tekent de opdrachtbevestiging met een code die wij per e-mail sturen. Wij leggen een vingerafdruk (hash) van het document vast, met het IP-adres en het tijdstip.
• Statuspagina en downloadsDe statuspagina van uw dossier en de downloadlinks van rapporten houden bij wanneer, vanaf welk IP-adres en met welke browser ze geopend worden.

Dat dient als bewijs van wat getekend en verstrekt is, en als beveiliging tegen misbruik.

10Identiteitsbewijs en kentekenbewijs

Kentekenbewijs, rijbewijs en soms een paspoort ontvangen wij als foto. Wij gebruiken die alleen om het voertuig en de opdrachtgever te identificeren. Waar het kan, schermen wij gegevens af die niet nodig zijn, zoals de foto en het burgerservicenummer op een identiteitsbewijs.

Wij geven deze stukken niet aan derden, behalve als een stuk deel uitmaakt van het dossier dat de verzekeraar of de rechter moet zien.

11Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Dit zijn de termijnen:

12Beveiliging

• Eigen serverIn een datacenter in Nederland.
• VersleuteldAlle verbindingen met de site, het dashboard en de mail zijn versleuteld.
• Beperkte toegangAlleen medewerkers van Leitex die het voor hun werk nodig hebben, met een eigen account.
• Dagelijkse back-upEn wij houden de server en de software bij.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens, dan melden wij dat zo nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan u.

13Uw rechten

14Klacht indienen

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan.